Kako izabrati agenciju za selidbu firme?

Selidba firme

Selidba firme je znatno složenija od selidbe stana. U igri su  mašine, skupocena oprema, poverljivi dokumenti, roba, serveri, nameštaj, hale, kancelarije, magacini. Zbog toga većina kompanija prilikom promene lokacije angažuje profesionalne agencije za selidbe.

Pogrešan izbor može da dovede do ozbiljnih finansijskih gubitaka, jer i najmanji zastoj utiče na poslovanje. I obratno, pravi izbor može učiniti da selidba prođe gotovo neprimetno.

U nastavku teksta donosimo vodič koji će vlasnicima i menadžmentu pomoći da izaberu pouzdanu agenciju za selidbu firme.

1. DEFINISANJE POTREBA

Prvi i najvažniji korak je da vlasnici jasno definišu svoje potrebe. Pre nego što počne potraga za agencijom, potrebno je precizno odrediti obim i specifičnosti selidbe.

Da bi ljudi iz agencije za selidbe mogli da pripreme ponudu i plan selidbe, moraju unapred da znaju sledeće informacije:

• veličinu i vrstu inventara koji se seli
• lokaciju i datum selidbe
• količinu i vrste opreme (mašine, IT oprema, kancelarijski nameštaj, arhiva, itd.)
• potrebu za demontažom i montažom nameštaja
• ko je odgovoran za pakovanje i zaštitu opreme (firma za selidbe ili zaposleni).

2. PROVERA REFERENCI POTENCIJALNIH AGENCIJA ZA SELIDBE

Mnoge agencije koje rade selidbe stanova, misle da mogu da rade i selidbe poslovnih prostora. Ali, selidbe firmi su znatno složenije; zahtevaju poseban pristup, bolju organizaciju i adekvatnu opremu. Na primer, znanje u preseljenju stanova ne znači i sposobnost da se bezbedno preseli serverska soba.

Iskustvo je veoma važno. Pri izboru agencije, važno je proveriti koliko dugo posluje i da li ima konkretno iskustvo u selidbama firmi. To može da se vidi preko provera referenci, recenzija i ocene prethodnih klijenata.

Posebnu pažnju treba usmeriti na recenzije koje se odnose na poslovne, a ne stambene selidbe. Od značaja je uvid u to kako agencija rešava probleme, koliko je komunikacija bila jasna i da li su ispoštovani dogovoreni rokovi. 

Ukoliko postoji mogućnost, treba ostvariti kontakt sa nekim od prethodnih klijenata. Pet minuta razgovora vredi više od pedeset zvezdica na sajtu.

3. LICENCE I OSIGURANJE

Pouzdana firma koja se bavi selidbama mora da poseduje važeće dozvole i licence, a posebno kada su u pitanju međunarodne selidbe. Takođe, potrebno je da može da ponudi odgovarajuće osiguranje, koje pokriva eventualne štete na opremi i dokumentaciji.

4. UPOREĐIVANJE PONUDA RAZLIČITIH AGENCIJA ZA SELIDBE

Prilikom izbora firme za selidbu, od ponuđača se zahteva dostavljanje pisanih ponuda sa detaljnim opisom usluga. One treba da budu razvrstane po stavkama - transport, pakovanje, raspakivanje, montaža i demontaža, eventualno skladištenje – uz jasno navedene rokove.

Ponude koje su dostavljene telefonom ili e-mailom ne treba prihvatati. Nije obavezno, ali je poželjno da se navede i:

• način kontrole i evidencija celokupne opreme i arhive
• rukovanje, deinstalacija i reinstalacija osetljive elektronske i IT opreme
• način transporta i zaštite poverljivih dokumenata i spisa.

Nakon što stignu sve ponude, vrši se upoređivanje cena i sadržaja usluga. Cena ne treba da bude jedini kriterijum, prednost treba da imaju kvalitet i sigurnost pružene usluge.

5. NEKOLIKO VAŽNIH PITANJA KOJA TREBA POSTAVITI

Tokom komunikacije sa ljudima iz agencija za selidbe, potrebno je postaviti sledeća pitanja:

• Da li ste vršili selidbe firmi slične veličine i delatnosti?
• Koliko ljudi će biti angažovano?
• Koje kamione i kakva oprema će se koristiti za utovar, istovar i transport inventara?
• Koliko unapred je potrebno rezervisati termin?
• Koliko će selidba da traje?
• Kako postupate u slučajevima oštećenja ili gubitka opreme? Da li vaše osiguranje pokriva eventualnu štetu? 

6. ZNACI DA JE AGENCIJA NEPOUZDANA

Neprofesionalnost agencije za selidbe može da se prepozna kroz sledeće situacije:

• Cenu formiraju "odoka" telefonom, bez obilaska. Ozbiljna agencija će, pre nego što dostavi svoju ponudu, insistirati na obilasku lokacije.  
• Ne nude osiguranje za teret koji se seli.
• Nema pisanog ugovora, samo usmeni dogovor.
• Zahtevaju punu uplatu unapred, pre obavljene usluge.
• Daju nejasnu ili promenljivu cenu, bez validnog obrazloženja.
• Nemaju relevantne reference i iskustvo u selidbama firmi.

I NA KRAJU...

Iako izbor agencije za selidbu firme može da deluje komplikovano, pažljiva provera iskustva, licenci i referenci, uz postavljanje jasnih i preciznih pitanja, omogućava da selidba protekne glatko, uz minimalan prekid poslovanja. A možda je navažnije odabrati onu koja može da se prilagodi promenama i nepredviđenim situacijama.

Nadamo se da smo vam ovim tekstom pomogli. Ukoliko i vi imate iskustva ili  savete u vezi sa ovom temom, navedite ih u komentarima ispod teksta. Unapred hvala!

 

Slike su kreirane uz pomoć alata veštačke inteligencije