Kako da najlakše preselite svoju firmu

Izvor fotografije Tima Miroshnichenko

Kažete da morate da preselite svoju firmu? Iako to nikada niste radili, naslućujete da vaš čeka ozbiljan i nimao lak posao. Samo polako, nema razloga za paniku. Najvažnije je da znate šta vas čeka i koji su izazovi ovakve kompleksne i zahtevne selidbe. Kada imate jasnu sliku ispred sebe, naredni koraci biće vam mnogo lakši.

Baš to je namera našeg teksta – da vam olakšamo selidbu firme.

KOJE SU TEŠKOĆE PRILIKOM SELIDBE FIRME

1. Održati neprekidno poslovanje

Svaki vlasnik ili direktor, zna da svaki zastoj u radu znači gubitak. Poslovanje mora da funkcioniše čak i tokom selidbe. Potrebno je odrediti koje aktivnosti ne smeju da stanu, ko preuzima odgovornost za njih i kako će se rad organizovati dok je deo opreme već spakovan i utovaren u kamion. Proces selidbe mora da se uskladi i sa dobavljačima i kupcima, kako bi se izbegli prekidi u snabdevanju i prodaji.

2. Zaštita mašina i opreme

Proizvodne linije, mašine, kancelarijska oprema, računari i ostali elektronski uređaji spadaju u najvredniju imovinu svake kompanije. Zbog njihove osetljivosti svako pomeranje nosi rizik od oštećenja. Dovoljna je jedna sitna greška, neprecizan pokret ili loše usklađena radnja, da se izazovu ozbiljni problemi i skupi kvarovi.

3. Gubitak dokumentacije

Još veći problemi nastaju ukoliko se tokom selidbe izgubi ili zaturi važan ugovor, evidencija ili deo arhive. Dokumentacija je srce poslovanja, i svaki propust može da izazove ozbiljne posledice i štete.

4. Prilagođavanje zaposlenih

Nova lokacija donosi značajne promene u svakodnevnoj rutini, dužini putovanja, načinu organizacije rada. Zaposleni moraju da se priviknu na te promene, što zahteva vreme, i može da utiče na produktivnost i efikasnost u radu. Dešava se da neki radnici daju otkaz, zato što im nova lokacija i drugačiji radni uslovi ne odgovaraju.

5. Re-instalacija opreme i mašina

Nakon preseljenja, sve proizvodne linije, računari i ostala oprema moraju ponovo da se montiraju i podese. Ovaj proces je izuzetno složen, i zahteva preciznost, koordinaciju i strpljenje.  I najmanja greška u povezivanju i kalibraciji, može da izazove zastoje i kvarove.

Naveli smo samo deo teškoća koje se javljaju tokom selidbe jedne firme, pa hajde sada da pogledamo kako da ih efikasno prevaziđete.

FAZE I AKTIVNOSTI TOKOM SELIDBE FIRME

• Planiranje - kao i kod svakog procesa, prvi i najvažniji korak je planiranje. Izradite detaljan plan aktivnosti, procenite kako će selidba da utiče na tekuće poslovanje, odredite datum selidbe, odvojte potreban budžet, kao i osobe koje će biti odgovorne za svaki deo procesa.
• Pronalaženje novog prostora – ovo treba da rešite još pre planiranja. Ne krećite sa preseljenjem dok novi prostor ne bude spreman. Tu spada čišćenje, krečenje, adaptacija prostorija, postavljanje instalacija, interneta, itd. U protivnom, moraćete stvari privremeno da smestite u skladište, a za to vreme - poslovanje će biti u prekidu.
• Uradite popis stvari - napravite listu svega što treba da se seli. Kancelarijski nameštaj, dokumenta, računari, mašine, lične stvari, itd. Vi najbolje znate šta poseduje vaša kompanija. Na taj način, bićete sigurni da se ništa neće izgubiti ili zaturiti.
• Pakovanje i transport – veoma važna faza tokom svake seldibe, a posebno kada je reč o firmi. Sva oprema, svaki predmet ili dokument mora adekvatno da se spakuje, zaštiti i obeleži. Ako vaša firma raspolaže kombijima ili kamionima, možete sami da organizujete transport. U suprotnom, morate da angažujete prevoznike.
• Raspakivanje i organizacija novog prostora - kada sve stigne na novu lokaciju, sledi raspored kancelarija, montaža opreme, testiranje sistema, itd.
• Prijava promene adrese – kada ste smestili svoje preduzeće na novu lokaciju, čeka vas još administrativnog posla. Morate da ažurirate podatke u APR-u, Poreskoj upravi, banci, pošti, da obavestite (ako već niste) klijente i dobavljače.

Izvor slike CDC

KAKO AGENCIJA ZA SELIDBE MOŽE DA POMOGNE?

Da, slažemo se — preseliti firmu je izuzetno težak i zahtevan zadatak. Što je firma veća, to je posao složeniji i obimniji. Upravo zbog toga, mnoge kompanije odlučuju da angažuju agenciju za selidbe. 

Naš predlog je da i vi to uradite, iz više dobrih razloga:

• izradiće detaljan plan selidbe
• proceniće troškove i potrebne resurse (vreme, radna snaga, transportna sredstva)
• organizovaće logistiku (utovar, istovar, transport, rešavanje parkinga i pristupa novoj lokaciji
• spakovaće i zaštititi sve predmete koji se sele
• rastaviće i ponovo sklopiti velike i teške stvari (nameštaj, mašine, opremu i sl.)
• premestiće tešku, osetljivu i vrednu opremu (kao što su sefovi, serveri, veliki štampači)
• dodatne usluge (osiguranje robe, privremeno skladištenje, uklanjanje kutija i ostalog materijala za pakovanje, itd).

Angažovanjem agencije, rukovodioci i zaposleni u firmi mogu da se fokusiraju na svoje redovne radne zadatke, umesto na fizički i psihički zahtevan proces selidbe.

I NA KRAJU...

Selidba firme jeste izazovan i zahtevan proces, ali uz dobru pripremu, jasno definisane korake i podršku stručnjaka - može da se obavi efikasno i bez većih zastoja. Najvažnije je da znate šta vas čeka, da realno procenite obim posla, i da ne improvizujete.

Ukoliko poslušate naš savet i angažujete profesionalnu agenciju za selidbe koja će preuzeti najteži deo posla, poslovanje vaše firme se neće prekidati, i bićete rasterećeni nepotrebnih poteškoća.

Da li imate iskustva ili savete u vezi sa selidbama firme? Podelite ih u komentarima ispod teksta! Unapred hvala.