Šta sve treba znati o selidbi kancelarije

 

Izvor  Brian Wangenheim  

Kancelarija je osnovna ćelija svakog poslovnog sistema. Tamo se ideje pretvaraju u planove, a planovi u rezultate. Selidba kancelarije nije puka promena adrese, već složen proces koji direktno utiče na organizaciju rada, produktivnost zaposlenih i kontinuitet poslovanja.

Upravo zbog toga, važno je znati šta ovakva selidba podrazumeva, i kako da se sprovede efikasno, brzo i uz minimalne prekide u radu. Ovaj tekst govori baš o tome.

ŠTA JE KANCELARIJA?

Pod kancelarijom se podrazumeva prostor u kojem se odvijaju administrativne i operativne aktivnosti preduzeća. Ona je neophodna za organizaciju i rukovođenje poslovnim procesima, svakodnevnu komunikaciju, kao i za efikasnost i produktivnost celokupnog poslovanja. 

Koriste je zaposleni, menadžment, administrativni timovi, kao i partneri i klijenti koji dolaze na sastanke. Kancelarijski prostor predstavlja centralno mesto donošenja odluka, koordinacije zadataka i razvoja poslovnih ideja. Retke su firme i organizacije koje nemaju kancelariju.

SELDIBA KANCELARIJSKOG PROSTORA

Za selidbu firme i kancelarije neophodno je pažljivo planiranje, jasna procedura i dobro organizovan tok rada.

Pored fizičkog premeštanja nameštaja i opreme, ovaj proces obuhvata uspostavljanje tehničkih i logističkih uslova, usklađivanje poslovnih procesa sa novim radnim okruženjem, kao i prilagođavanje zaposlenih novom prostoru.

Dobro organizovana selidba je odlična prilika za unapređenje produktivnosti i efikasnosti, dok loša priprema može da dovode do previše prekida u radu, konfuzije i pada radnog učinka. Posebnu pažnju treba posvetiti izboru lokacije nove kancelarije, kao i obezbeđivanju uslova koji omogućavaju da se poslovni procesi odvijaju uz minimalne prekide.

KAKO IZABRATI NOVU LOKACIJU ZA KANCELARIJU?

Lokacija kancelarije direktno utiče na produktivnost i efikasnost poslovanja firme. Pogrešan izbor, umesto da unapredi poslovanje, može da dovede i do suprotnog efekta.

Pri izboru nove lokacije treba uzeti u obzir sledeće aspekte:

• Unutrašnjost prostorije treba da bude dobro osvetljena, čista, udobna, provetrena, sa funkcionalnim rasporedom radnih mesta.

• Veličina i fleksibilnost prostora mora da prati rast firme i da se lako prilagođava promenama u organizaciji.

• Saobraćajna povezanost i mogunost za parkiranje kako zaposlenih tako i klijenata i poslovnih partnera.

• Blizina potrebne infrastrukture za poslovanje poput banaka, menjačnica, bankomata, restorana, pošte, itd.  

• Troškovi zakupa, režijski troškovi i održavanje ne smeju da budu previsoki.

Izvor Karolina Grabowska 

KAKO SMANJITI PREKIDE U RADU TOKOM SELIDBE

Za rentabilnost svakog preduzeća ključno je da se prekidi u radu izbegnu ili svedu na najmanju moguću meru. Selidba kancelarije može da poremeti svakodnevni tok rada, i da smanji produktivnost, ukoliko zaposleni nisu pripremljeni na promene prostora i rutine.

To se može sprečiti usvajanjem sledećih mera:

• Precizno planiranje i organizacija – uključivanje zaposlenih u proces selidbe, formiranje timova koji će biti zaduženi za pojedine faze i poslove, jasno označavanje i pakovanje opreme i dokumenata, i slično.
• Kvalitetna komunikacija na svim nivoima – organizovanje redovnih sastanaka na kojima će rukovodioci blagovremeno informisati zaposlene o toku selidbe.
• Određivanje optimalnog vremena za selidbu – treba težiti da se ona izvede u periodu kada su obaveze najmanje (vikendi, praznici, noćni sati). Ukoliko je moguće, radnici treba da se prebace da rade od kuće, i da se manje hitni zadaci odlože. Važne poslovne sastanke organizovati pre ili nakon selidbe.
• Tehnička priprema i testiranje opreme – nekoliko dana pre početka rada oprema mora da bude postavljena i testirana. Isto važi i za telefonske i internet veze.
• Voditi računa o sigurnosti podataka – nekoliko dana pre same selidbe treba uraditi backup važnih fajlova i dokumenata.
• Angažovanje agencije za selidbe – kompleksnost selidbe kancelarije vrlo često prevazilazi kapacitete radnika i rukovodstva. Tada se preporučuje angažovanje profesionalne firme koje ima iskustvo i opremu za organizaciju i sprovođenje ovakvih selidbi.

IZRADA KONTROLNE LISTE

Jedna od mera koja omogućava da se selidba kancelarije sprovede planski, efikasno i bez nepotrebnih zastoja je izrada detaljnog spiska zadataka (check-liste). Takva lista smanjuje rizik od zaboravljenih ili pogrešno izvedenih koraka, olakšava koordinaciju svih učesnika i omogućava brži povratak normalnom poslovanju.

Check-lista treba da obuhvata sledeće stavke:

 

ZAVRŠNE REČI

Ako se selidba kancelarije sprovede planski i organizovano, ona može značajno doprineti unapređenju efikasnosti i rentabilnosti poslovanja. S druge strane, nepažljivo izvedena selidba lako može dovesti do zastoja u radu, gubitka podataka i smanjenja produktivnosti.

Nadamo se da vam je ovaj vodič pomogao da izbegnete uobičajene greške. Ako imate dodatne savete ili iskustva, podelite ih u komentarima ispod teksta. Unapred hvala na vašem doprinosu!