Šta sve treba znati o selidbi kancelarije

 

Izvor  Brian Wangenheim  

Kancelarija je osnovna ćelija svakog poslovnog sistema. Tamo se ideje pretvaraju u planove, a planovi u rezultate. Selidba kancelarije nije puka promena adrese, već složen proces koji direktno utiče na organizaciju rada, produktivnost zaposlenih i kontinuitet poslovanja.

Upravo zbog toga, važno je znati šta ovakva selidba podrazumeva, i kako da se sprovede efikasno, brzo i uz minimalne prekide u radu. Ovaj tekst govori baš o tome.

ŠTA JE KANCELARIJA?

Pod kancelarijom se podrazumeva prostor u kojem se odvijaju administrativne i operativne aktivnosti preduzeća. Ona je neophodna za organizaciju i rukovođenje poslovnim procesima, svakodnevnu komunikaciju, kao i za efikasnost i produktivnost celokupnog poslovanja. 

Koriste je zaposleni, menadžment, administrativni timovi, kao i partneri i klijenti koji dolaze na sastanke. Kancelarijski prostor predstavlja centralno mesto donošenja odluka, koordinacije zadataka i razvoja poslovnih ideja. Retke su firme i organizacije koje nemaju kancelariju.

SELDIBA KANCELARIJSKOG PROSTORA

Za selidbu firme i kancelarije neophodno je pažljivo planiranje, jasna procedura i dobro organizovan tok rada.

Pored fizičkog premeštanja nameštaja i opreme, ovaj proces obuhvata uspostavljanje tehničkih i logističkih uslova, usklađivanje poslovnih procesa sa novim radnim okruženjem, kao i prilagođavanje zaposlenih novom prostoru.

Dobro organizovana selidba je odlična prilika za unapređenje produktivnosti i efikasnosti, dok loša priprema može da dovode do previše prekida u radu, konfuzije i pada radnog učinka. Posebnu pažnju treba posvetiti izboru lokacije nove kancelarije, kao i obezbeđivanju uslova koji omogućavaju da se poslovni procesi odvijaju uz minimalne prekide.

KAKO IZABRATI NOVU LOKACIJU ZA KANCELARIJU?

Lokacija kancelarije direktno utiče na produktivnost i efikasnost poslovanja firme. Pogrešan izbor, umesto da unapredi poslovanje, može da dovede i do suprotnog efekta.

Pri izboru nove lokacije treba uzeti u obzir sledeće aspekte:

• Unutrašnjost prostorije treba da bude dobro osvetljena, čista, udobna, provetrena, sa funkcionalnim rasporedom radnih mesta.

• Veličina i fleksibilnost prostora mora da prati rast firme i da se lako prilagođava promenama u organizaciji.

• Saobraćajna povezanost i mogunost za parkiranje kako zaposlenih tako i klijenata i poslovnih partnera.

• Blizina potrebne infrastrukture za poslovanje poput banaka, menjačnica, bankomata, restorana, pošte, itd.  

• Troškovi zakupa, režijski troškovi i održavanje ne smeju da budu previsoki.

Izvor Karolina Grabowska 

KAKO SMANJITI PREKIDE U RADU TOKOM SELIDBE

Za rentabilnost svakog preduzeća ključno je da se prekidi u radu izbegnu ili svedu na najmanju moguću meru. Selidba kancelarije može da poremeti svakodnevni tok rada, i da smanji produktivnost, ukoliko zaposleni nisu pripremljeni na promene prostora i rutine.

To se može sprečiti usvajanjem sledećih mera:

• Precizno planiranje i organizacija – uključivanje zaposlenih u proces selidbe, formiranje timova koji će biti zaduženi za pojedine faze i poslove, jasno označavanje i pakovanje opreme i dokumenata, i slično.
• Kvalitetna komunikacija na svim nivoima – organizovanje redovnih sastanaka na kojima će rukovodioci blagovremeno informisati zaposlene o toku selidbe.
• Određivanje optimalnog vremena za selidbu – treba težiti da se ona izvede u periodu kada su obaveze najmanje (vikendi, praznici, noćni sati). Ukoliko je moguće, radnici treba da se prebace da rade od kuće, i da se manje hitni zadaci odlože. Važne poslovne sastanke organizovati pre ili nakon selidbe.
• Tehnička priprema i testiranje opreme – nekoliko dana pre početka rada oprema mora da bude postavljena i testirana. Isto važi i za telefonske i internet veze.
• Voditi računa o sigurnosti podataka – nekoliko dana pre same selidbe treba uraditi backup važnih fajlova i dokumenata.
• Angažovanje agencije za selidbe – kompleksnost selidbe kancelarije vrlo često prevazilazi kapacitete radnika i rukovodstva. Tada se preporučuje angažovanje profesionalne firme koje ima iskustvo i opremu za organizaciju i sprovođenje ovakvih selidbi.

IZRADA KONTROLNE LISTE

Jedna od mera koja omogućava da se selidba kancelarije sprovede planski, efikasno i bez nepotrebnih zastoja je izrada detaljnog spiska zadataka (check-liste). Takva lista smanjuje rizik od zaboravljenih ili pogrešno izvedenih koraka, olakšava koordinaciju svih učesnika i omogućava brži povratak normalnom poslovanju.

Check-lista treba da obuhvata sledeće stavke:

 

ZAVRŠNE REČI

Ako se selidba kancelarije sprovede planski i organizovano, ona može značajno doprineti unapređenju efikasnosti i rentabilnosti poslovanja. S druge strane, nepažljivo izvedena selidba lako može dovesti do zastoja u radu, gubitka podataka i smanjenja produktivnosti.

Nadamo se da vam je ovaj vodič pomogao da izbegnete uobičajene greške. Ako imate dodatne savete ili iskustva, podelite ih u komentarima ispod teksta. Unapred hvala na vašem doprinosu!

Selidba u Beogradu za vreme novogodišnjih i božićnih praznika

Izvor fotografije Nasim Keshmiri

Novogodišnji i božićni praznici se obično povezuju sa slavljima, odmorom i porodičnim okupljanjima. Ali, neki ljudi upravo ovaj period smatraju kao pravi trenutak za promenu adrese, i za simboličko zatvarenje starog i otvaranje novog životnog poglavlja.

U nastavku teksta analiziraćemo sve prednosti i nedostatke selidbe tokom novogodišnjih i božićnih praznika u Beogradu.

PREDNOSTI SELIDBE TOKOM PRAZNIČNOG PERIODA

Manje gužve i lakše parkiranje

U danima oko Nove godine i Božića, saobraćaj je u Beogradu primetno rasterećeniji. Ovo se ne odnosi na dane neposredno pred Novu godinu, kada mnogi građani obavljaju svoje poslednje praznične kupovine. 

Međutim, tokom samih praznika i neposredno nakon njih, veliki broj Beograđana boravi van grada ili vreme provodi u svojim domovima. Ulice su tada znatno mirnije, često gotovo puste, pa su transport i parkiranje kamiona ili kombija znatno jednostavniji. Manje gužve omogućavaju brže i efikasnije obavljanje posla, bez zastoja i nepotrebne nervoze.

Više slobodnog vremena za organizaciju i realizaciju selidbe

Slobodni dani tokom novogodišnjih i božićnih praznika znače i više vremena za pakovanje, raspakivanje i uređenje novog prostora, bez pritiska svakodnevnih poslovnih obaveza. Ukoliko se angažuje agencija za selidbe, često je moguće ostvariti povoljnije uslove, jer su te firme u ovom periodu obično manje opterećene, nego tokom ostatka godine.

Veća dostupnost liftova u zgradama

Kako mnogi stanari praznike provode van grada, liftovi i zajedničke prostorije su manje opterećeni, što olakšava unošenje i iznošenje kabastog nameštaja, bele tehnike i većih predmeta. Uz to, buka i galama koje prate selidbu, neće predstavljati veći problem za stanare koji praznike provode van svojih domova.

Mirnija atmosfera i manje stresa

Smanjene gužve u Beogradu, uz veselu prazničnu atmosferu, doprinose mirnijem i opuštenijem toku selidbe. To posebno dolazi do izražaja kod porodica sa malom decom, kojima je stabilnost u tom periodu izuzetno važna. 

Promena adrese 1. januara često ima i simboličnu vrednost – donosi psihološki osećaj novog početka, podiže raspoloženje, i olakšava prilagođavanje novom domu.

Izvor slike Hanna Pad 

NEDOSTACI SELIDBE TOKOM NOVOGODIŠNJIH PRAZNIKA U BEOGRADU

Ograničeno radno vreme i slabija dostupnost usluga

Tokom novogodišnjih i božićnih praznika, mnoge službe i poslovnice rade skraćeno ili uopšte ne rade. Upravnicima zgrada, komunalnim službama, bankama, prodavnicama, često nije moguće pristupiti tokom praznika. To znači da preuzimanje ključeva stana, prijava boravka ili uključivanje komunalnih usluga (struja, voda, internet) može biti otežano i sporije.

Isto tako, ako se pojavi neki neplanirani problem (kvar na instalacijama, potreba za alatima ili dolazak majstora) njegovo rešavanje može potrajati duže nego inače. S obzirom na praznični period, čak i male neprijatnosti mogu lako da prerastu u višednevno čekanje. Zbog toga je važno sve administrativne obaveze završiti pre praznika.

Nepovoljni vremenski uslovi

Zimski period sa sobom nosi rizike poput snega, poledice i niskih temperatura. Klizavi ulazi, stepeništa i trotoari zahtevaju dodatni oprez, kako zbog bezbednosti ljudi, tako i zbog zaštite stvari koje se prenose.

Povećan rizik od oštećenja stvari

Zbog vlage, hladnoće i mogućih padavina, nameštaj, bela tehnika, umetnička dela i drugi osetljivi predmeti mogu biti izloženi oštećenju. Rizik se povećava ukoliko su stvari nedovoljno zaštićene ili neadekvatno upakovane tokom transporta, unošenja ili iznošenja.

Potreba za dodatnim planiranjem i oprezom

Selidba tokom novogodišnjih praznika zahteva znatno detaljnije planiranje nego u uobičajenim terminima. Potrebno je pratiti vremensku prognozu, organizovati selidbu tokom dana (a ne noću), i obezbediti pouzdanu ambalažu za osetljive predmete.

ANGAŽOVANJE AGENCIJE ZA SELIDBE TOKOM PRAZNIKA

Angažovanje agencije za selidbe tokom novogodišnjih i božićnih praznika u Beogradu može značajno da olakša ceo proces. Iskusne ekipe poznaju specifičnosti prazničnog saobraćaja, kao i logističke izazove koje nosi zimski period. One će obezbediti i adekvatnu zaštitu stvari, što je posebno važno u uslovima hladnoće, vlage, snega i leda.

Još jedna prednost angažovanja profesionalaca je znatno smanjenje fizičkog i mentalnog opterećenja tokom praznika. Umesto da selidba preraste u izvor nervoze i stresa, stručna pomoć omogućava da ona bude isplanirana i organizovana bez nepotrebnih komplikacija. 

Potrebno je samo nekoliko dana pre praznika kontaktirati agenciju i dogovoriti termin, imajući u vidu da zaposleni u tom periodu ponekad koriste slobodne dane.

Izvor slike Deadbird

I NA KRAJU - DA LI JE SELIDBA U BEOGRADU  TOKOM NOVOGODIŠNJIH PRAZNIKA DOBRA ODLUKA?

Selidba u Beogradu za vreme novogodišnjih i božićnih praznika može da bude brza i efikasna, ali samo ako je dobro isplanirana i pripremljena.

Manje gužve u saobraćaju, lakše parkiranje i više slobodnog vremena svakako idu u prilog ovom terminu. S druge strane, skraćeno radno vreme, ograničena dostupnost usluga i zimski vremenski uslovi zahtevaju dodatnu pažnju, strpljenje i dobru organizaciju.

Ako se na vreme obave administrativne obaveze, obezbedi adekvatna zaštita stvari i realno proceni vreme, selidba tokom praznika će proteći brzo, mirno i bez ikakvih komplikacija. U suprotnom, praznični mir se može lako pretvoriti u i neuspeh.

Šta vi mislite o selidbi tokom novogodišnjih praznika? Da li smatrate da je ona tada lakša ili teža? O vašim razmišljanjima, savetima ili iskustvima, obavestite nas u komentarima ispod teksta. Unapred hvala!